Banyak founder yang belum berani mengimplementasikan SAP. Dengan metode yang tepat, manfaat software perusahaan lebih besar daripada manfaatnya. Seorang ahli menjelaskan.
SAP – terlalu rumit?
Perangkat lunak SAP dapat digunakan untuk memetakan seluruh proses bisnis suatu perusahaan. Perusahaan yang ingin bermitra dengan SAP untuk memberikan lapisan baru pada manajemen piutang mereka menghadapi proses yang rumit. Sebelum program dapat melakukan tugasnya, perusahaan harus menentukan kebutuhan masing-masing dan menguasai implementasi perangkat lunak yang sebenarnya. Untuk melakukan hal ini, semua proses bisnis tidak hanya harus dianalisis – mungkin juga perlu diubah jika ternyata tidak terstruktur secara optimal.
Proses konversi yang rumit seperti ini rentan terhadap kesalahan dan banyak perusahaan tidak memiliki keahlian untuk mengelola penerapannya. Namun, hal ini tidak mengurangi manfaat yang dapat mereka peroleh dari bekerja dengan perangkat lunak SAP. Solusinya: Implementasi dan infrastruktur TI sebaiknya diserahkan kepada ahlinya sebagai bagian dari proses bisnis outsourcing (BPO). Nexnet menawarkan solusi menyeluruh untuk manajemen langganan, manajemen piutang, serta pemeringkatan dan pembuatan faktur. Lars Heucke, Managing Director nexnet, berbicara tentang alasan keberhasilan manajemen piutang dengan SAP.
Tn. Heucke, apa sebenarnya perubahan bagi perusahaan ketika mereka bekerja dengan SAP? Apa yang bisa dilakukan perangkat lunak ini?
“Tidak hanya proses debit murni di sektor keuangan yang bisa dipetakan, partner handling juga bisa terlihat untuk setiap transaksi individu. Secara umum, SAP dapat digunakan untuk memetakan seluruh logika proses dalam proses keuangan, baik itu B2C, B2B, atau untuk kontrol penyedia layanan pembayaran. Ini membawa keamanan. Sebelum bekerja dengan perangkat lunak yang sesuai, pembayaran PSP tidak dapat ditetapkan secara tepat ke satu transaksi.
Hal ini disertai dengan kualitas proses pembuatan faktur yang lebih tinggi, yang dilakukan lebih cepat dan akurat. Pelanggan tidak perlu lagi mengkhawatirkan proses keuangan, ia dapat kembali fokus pada penjualan dan produknya. Karena SAP adalah satu-satunya sistem yang berkinerja baik, berjalan stabil dan sekaligus cocok untuk digunakan secara massal. Ini juga memenuhi semua persyaratan audit dan oleh karena itu tahan audit. Namun, bagi pemula, sangat penting bahwa perangkat lunak tersebut dapat diskalakan dan disesuaikan. SAP juga dapat memenuhi persyaratan ini. Namun, banyak perusahaan mempunyai kekhawatiran: biaya peluncuran yang sangat tinggi, penundaan yang lama, penggunaan sumber daya internal yang berlebihan, atau biaya perizinan yang tinggi.”
Apakah ketakutan ini menurut Anda bisa dibenarkan?
“Kekhawatiran ini sebagian besar dapat dielakkan. Dengan menggunakan penyedia layanan BPO, perusahaan hanya mendapatkan manfaat dari SAP, karena proses implementasi yang sangat sulit, rumit, dan memakan biaya tidak lagi diperlukan. Di nexnet, kami memiliki pengalaman hampir 20 tahun dalam manajemen piutang dengan SAP, tanpa menjual perangkat lunak secara langsung, seperti yang dilakukan banyak konsultan manajemen lainnya. Sebaliknya, pelanggan dapat menggunakan lanskap SAP kami tanpa menginstal perangkat lunak mereka sendiri.”
Meskipun demikian, Anda sering membaca bahwa komplikasi besar dapat timbul selama proses perkenalan. Apa itu dan mengapa?
“Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa hal, misalnya kurangnya pengetahuan SAP, kurangnya pengetahuan operasional, dan tidak adanya pengalaman dalam mengimplementasikan proyek SAP. Namun bisa juga hanya berupa nasihat yang salah atau kesalahan penilaian terhadap keahlian dan sumber daya seseorang. Implementasi SAP sangatlah kompleks dan tidak boleh dianggap remeh. Ada banyak langkah dalam implementasi yang berpotensi menimbulkan kesalahan: instalasi dan konfigurasi, manajemen pengguna, implementasi proses, dan sebagainya.
Selain sumber kesalahan teknis tersebut, alasan internal perusahaan juga dapat menimbulkan komplikasi. Misalnya, jika persyaratan perangkat lunak terus berubah selama tahap implementasi, hal ini dapat mengganggu keseluruhan proses. Banyak perusahaan juga menginginkan terlalu banyak hal sekaligus daripada hanya berkonsentrasi pada aspek inti yang penting terlebih dahulu. Sebab, sebuah rumah tidak dibangun dalam sehari. Anda memulai dengan pondasi daripada memasang sistem kelistrikan secara langsung. Dengan penyedia jasa BPO seperti kami, rumahnya sudah ada, tinggal penempatan ruangan saja. Keuntungannya adalah hanya diperlukan sedikit koordinasi dan pemasangan. Perusahaan-perusahaan itu hanya perlu pindah ke rumah baru mereka.”
Apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk memastikan pengelolaan piutang mereka berjalan lancar dengan SAP?
“Proses kontrak! Yang terpenting, implementasi SAP yang sukses memerlukan keahlian. Oleh karena itu, memilih penyedia layanan yang tepat dengan pengalaman yang sesuai di bidang yang dibutuhkan sangatlah penting bagi perusahaan. Mereka yang mengandalkan BPO tidak perlu membeli lisensinya sendiri, melakukan instalasi apa pun, atau mengelola sendiri pengaturannya. Ini tidak hanya menghemat waktu dan uang, tetapi juga banyak stres. 80 persen pekerjaan dilakukan oleh penyedia layanan, hanya 20 persen sisanya yang harus dilakukan bersama – hal ini terutama mengenai individualisasi perangkat lunak.
Keuntungan lain dari penyedia layanan BPO adalah kerjasama yang baik antara para ahli SAP – mereka saling mengenal. Tidak ada perselisihan yang memakan waktu dan tidak perlu saling mengenal. Meski begitu, tekanan waktunya tidak boleh terlalu besar.”
Jadi secara keseluruhan apakah SAP memiliki lebih banyak keuntungan daripada kerugian dalam hal pengelolaan piutang?
“Ya. SAP dapat diskalakan, cocok untuk penggunaan massal dan dapat diandalkan serta tahan audit. Auditor tidak perlu mengeluh. Banyaknya kerugian biasanya berasal dari implementasi yang sangat sulit, rumit, dan memakan biaya. Kerugiannya selalu lebih besar daripada kerugiannya jika perusahaan mencoba melakukan semuanya sendiri tanpa memiliki pengalaman yang memadai di bidang implementasi SAP atau tidak dapat dilengkapi dengan keahlian dari bidang keuangan, pengembangan, dan manajemen proyek. Namun proses ini dihilangkan ketika perusahaan menggunakan penyedia layanan BPO yang andal.”