Akibat Covid-19, banyak karyawan yang saat ini bekerja dari rumah, bahkan ada yang baru pertama kali bekerja. Perubahan besar – Ajuga bagi para manajer yang selanjutnya harus mengelola departemen terdistribusi mereka dari jarak jauh. Tim virtual memiliki masalah yang berbeda dibandingkan masalah tradisional, kata Willms Buhse. Dia adalah CEO perusahaan konsultan manajemen Hamburg gandaYUU dan menasihati manajer Jerman — inklusif Kanselir Angela Merkel — pada pertanyaan tentang transformasi digital. Dalam pandangannya, perasaan terisolasi, kurangnya koneksi dengan pekerjaan, kurangnya inovasi dan upaya kerja sehingga kinerja dan hasil yang lebih rendah merupakan bahaya yang dapat menghalangi kepemimpinan virtual yang baik. Untuk Business Insider, dia mengumpulkan lima pertanyaan paling penting yang harus dijawab oleh manajer untuk memimpin tim virtual dengan bijak — sehingga produktivitas tetap tinggi dan karyawan dengan senang hati bekerja dari rumah mereka sendiri.
Apakah tim saya memiliki semua yang mereka butuhkan?
Ini tidak akan berhasil tanpa beberapa peralatan teknis dasar. Setiap tim memerlukan seperangkat alat fungsional yang dapat digunakan untuk berkolaborasi. Kedengarannya basi, namun jika semua orang tidak bekerja dengan program dan platform yang sama, kepemimpinan yang terkoordinasi akan sulit terwujud.
Mari kita buat secara konkrit: Setiap orang membutuhkan dasar yang sama untuk komunikasi tertulis, audio dan video. Jadi Slack, Microsoft Teams, atau Google Drive. Manajer harus memikirkan untuk berbagi data sensitif dan tim harus memiliki alat manajemen proyek bersama seperti Trello atau Asana. Penting: Pemimpin tim tidak hanya harus menggunakan semua layanan ini sendiri, namun juga memahaminya.
Apakah tim saya memiliki tujuan dan prosedur yang jelas?
Di kantor virtual, anggota tim tidak lagi duduk bersama di meja fisik. Mereka tidak lagi bertemu di dapur teh dan tidak lagi bertukar pikiran antar pintu. Kini yang lebih penting adalah adanya tujuan dan struktur yang jelas dan sama. Setiap karyawan selalu mengetahui dengan pasti tujuan kecil apa yang ingin mereka capai dalam beberapa hari ke depan. Pekerjaan setiap orang selalu dibuat setransparan mungkin, sehingga orang lain mengetahui apa yang sedang dikerjakan rekannya.
Bagi pemimpin tim, ini berarti dia harus memastikan bahwa setiap tugas, sekecil apa pun, selalu selaras dengan tujuan perusahaan yang lebih besar. Penting juga: untuk mengklarifikasi dengan setiap karyawan apa yang dapat mereka lakukan dalam fase “waktu luang”. Misalnya, bisakah dia melanjutkan pendidikannya secara online secara bertahap?
Baca juga
Apakah saya melibatkan tim saya dengan cara yang bermakna dan apakah saya berkomunikasi dengan cara yang bermakna?
Poin ini sudah ditunjukkan di Bagian Kedua. Komunikasi memainkan peran yang lebih penting. Setiap orang yang terlibat harus melakukan upaya besar untuk selalu berbicara satu sama lain dengan cara yang penuh hormat, konstruktif, dan bermakna. Ini juga mencakup hal-hal sehari-hari seperti menyapa tim di pagi hari dan mengucapkan selamat tinggal di penghujung hari.
Manajer harus berusaha menghabiskan waktu tatap muka sebanyak mungkin dengan anggota departemennya. Ketidakpastian tentang bahasa yang menyertai pekerjaan virtual dan situasi saat ini juga disambut baik.
Sangat penting untuk selalu memastikan bahwa semua anggota tim mendapat informasi rutin tentang semua perkembangan terkini dalam organisasi. Kerugian dari kerja virtual dan kantor di rumah adalah beberapa karyawan dihadapkan pada perasaan kehilangan kendali. Cara terbaik untuk mengatasi hal ini adalah melalui komunikasi yang jelas dan transparan.
Apakah saya memercayai anggota tim saya, mendukung mereka, dan membiarkan mereka memutuskan sendiri?
Bagi manajer itu sendiri, pekerjaan hampir selalu berarti hilangnya kendali. Satu-satunya cara untuk tidak putus asa adalah dengan memberdayakan tim Anda untuk lebih sering mengambil keputusan sendiri, atau meminta mereka mengatur diri mereka sendiri secara mandiri ke dalam sub-tim kecil sehingga karyawan dapat mengatasi masalah bersama-sama di unit yang lebih kecil ini.
Sebagai seorang atasan, salah satu tugas utama saya adalah membangun kepercayaan yang cukup pada rekan kerja saya sehingga mereka merasa dapat membuat keputusan yang diperlukan sendiri. Terus terang, pedoman berikut ini berlaku: Saya juga memberikan tim saya tanggung jawab komprehensif dan masalah terkait, bukan hanya aktivitas.
Apakah saya memupuk budaya terbuka dalam belajar dan membuat kesalahan?
Jika seorang manajer yakin bahwa praktik terbaik dari pekerjaan tradisional dapat dengan mudah ditransfer ke lingkungan virtual, maka mereka berada di jalur yang salah. Ini adalah suatu kemustahilan. Iblis ada dalam banyak detail kecil. Dari masalah teknologi hingga aturan komunikasi baru yang harus dipatuhi.
Baca juga
Kesalahan akan terjadi, itu tidak bisa dihindari. Oleh karena itu, seorang manajer harus memajukan budaya di mana anggota tim bersedia untuk belajar satu sama lain. Kecelakaan boleh saja terjadi, kekhawatiran masing-masing individu juga harus diterima, didengar dan ditoleransi oleh seluruh kelompok.
Bagi para manajer, hal ini berarti bahwa secara praktis mereka harus memastikan bahwa setiap orang mempunyai pendapat dalam percakapan dan bahwa mereka terus-menerus melakukan refleksi terhadap proses kerja. Ini adalah satu-satunya cara untuk belajar bersama.
Karena pada dasarnya itulah intinya: setiap orang perlu belajar satu sama lain setiap saat – bahkan jika setiap orang duduk di tempat yang berbeda.