Ponsel berdering, rekannya bertanya dan konsentrasi pun hilang. Penulis Thomas Mangold menunjukkan cara agar kita dapat bekerja lebih produktif.
Hanya sebelas menit Ada fase konsentrasi sebelum perhatian hilang di meja. Karyawan kemudian memerlukan delapan menit untuk mendapatkan kembali tingkat konsentrasi semula. Artinya, pada akhirnya tidak banyak lagi konsentrasi yang tersisa yang dapat dikerahkan oleh karyawan. Masalahnya adalah faktor-faktor pengganggu yang kita hadapi saat ini, katanya Thomas Mangold.
Mangold adalah pekerja sosial berkualifikasi yang, hingga lima tahun lalu, bekerja penuh waktu dan mengerjakan banyak proyek sampingan. Namun tindakan penyeimbangan yang terus-menerus antara pekerjaan dan komitmen terkait proyek tidak membuatnya bahagia dalam jangka panjang. Pada tahun 2013, ia memutuskan untuk memberikan arah baru pada hidupnya.
Saat ini dia menulis buku, menjalankan kursus online dan berbicara di konferensi. Dan tepatnya pada topik yang sangat diperlukannya selama lima tahun terakhir: manajemen diri yang optimal.
Thomas, jika seseorang ingin menyusun pekerjaan sehari-harinya secara berbeda, langkah pertama apa yang akan Anda rekomendasikan?
Kami terus-menerus berada dalam mode gangguan: pertama telepon seluler berdering, kemudian email baru masuk dan kolega kami terus-menerus mengajukan pertanyaan – kami tidak dapat lagi bekerja dengan fokus dalam kehidupan sehari-hari. Kecuali Anda melakukannya secara sadar. Jadi saya akan merekomendasikan untuk menyisihkan waktu fokus. Di Silicon Valley, beberapa perusahaan telah memiliki ruangan khusus di mana penerimaan telepon seluler terganggu dan dilarang berbicara. Anda harus secara teratur menciptakan ruang-ruang seperti itu dalam kehidupan sehari-hari Anda agar dapat mengerjakan proyek tertentu selama beberapa jam dengan konsentrasi tinggi.
Manajemen diri adalah konsep yang sulit untuk dipahami. Apakah ada cara untuk mengukur produktivitas Anda sendiri?
Ukuran produktivitas pribadi saya adalah: Pada akhirnya, apakah saya berhasil menyelesaikan semua tugas yang saya rencanakan atau tidak? Jika saya benar-benar menyelesaikan semua tugas, saya produktif. Jika saya tidak dapat menyelesaikan semua tugas, pasti ada masalah di suatu tempat. Entah sudah dalam perencanaan, saya mengambil terlalu banyak tugas sejak awal, membiarkan diri saya teralihkan, atau hal-hal yang lebih penting muncul secara spontan.
Misalnya, jika Anda bekerja menggunakan komputer, alat RescueTime dapat membantu. Jika Anda menggunakan alat ini selama sehari, alat ini akan menunjukkan dengan tepat berapa lama Anda berada di halaman tertentu. Dengan cara ini Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan mengatasi pemborosan waktu dan sumber gangguan.
Bagaimana Anda mendekati penjadwalan Anda sendiri?
Ketika saya merencanakan waktu saya, saya memperhatikan tiga hal:
- Saya selalu melakukan perencanaan untuk minggu depan pada hari Sabtu.
- Saya memprioritaskan tugas saya di pagi hari. Pertama saya centang tugas Eat That Frog, tugas yang paling tidak menyenangkan dari semua tugas. Saya menyadari bahwa saya tidak bisa menjadi produktif jika saya membawa tugas itu ke mana-mana sepanjang hari. Tugas kedua adalah tugas terpenting hari ini. Sore harinya saya beralih ke tugas-tugas yang tidak lagi membutuhkan konsentrasi maksimal saya.
- Saya membagi hari-hari saya menjadi empat jendela waktu. Pertama kali adalah apa yang disebut waktu blok, yang berarti saya bekerja secara eksklusif pada proyek tertentu. Karena saya sangat produktif di pagi hari, blok ini tepat di awal hari. Yang kedua adalah waktu respons, yaitu saat saya membalas email, menelepon, atau mengadakan rapat, misalnya – meskipun saya biasanya mencoba menjadwalkan semua rapat saya pada hari Jumat. Bagian ketiga adalah sesuatu yang banyak orang tidak pertimbangkan: waktu jeda untuk tugas-tugas yang tidak terduga. Saya memesan bagian keempat hari itu untuk waktu luang saya.
Bagaimana Anda tahu berapa banyak waktu buffer yang harus direncanakan?
Bagaimana Anda tahu berapa banyak waktu buffer yang harus direncanakan?
Saya akan merekomendasikan untuk menuliskan tepat selama lima hingga sepuluh hari kerja kapan tugas tak terduga datang dan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya. Dari sini Anda kemudian dapat menghitung nilai rata-rata kasarnya. Waktu buffer saya adalah 70 menit. Dengan cara ini saya setidaknya dapat membuat tugas-tugas yang tidak terduga ini menjadi lebih dapat diprediksi.
Saat Anda mengambil proyek baru, bagaimana Anda tahu harus mulai dari mana?
Hal pertama yang selalu saya lakukan dengan proyek baru adalah membuat daftar langkah selanjutnya. Pada dasarnya, saya menggunakan teknik salami dan membagi proyek menjadi beberapa langkah sebanyak mungkin. Saya penggemar berat memblokir waktu saya untuk proyek tertentu dan kemudian mencurahkan beberapa hari hanya untuk satu proyek tertentu jika memungkinkan. Dan jika suatu proyek direncanakan untuk jangka waktu yang lebih lama, maka misalnya saya menyisihkan hari Jumat pagi dan hanya mengurus satu proyek selama periode tersebut. Supaya Anda tidak perlu khawatir tentang suatu proyek sepanjang waktu.
Baca juga
Jika Anda bekerja secara mandiri, itu lebih mudah. Bagaimana seharusnya karyawan mendekati atasannya jika ingin bekerja sesuai dengan metode manajemen waktu tertentu?
Saya dapat memahami bahwa tidak mudah jika Anda bekerja sepenuhnya dari jarak jauh. Tapi salah satu caranya adalah dengan menjualnya kepada bos seolah-olah itu adalah idenya (tertawa). Atau Anda dapat menyetujui masa percobaan di mana Anda dapat mencoba berbagai metode untuk akhirnya melihat sendiri apakah dan, jika ya, metode mana yang menghasilkan keluaran paling banyak. Jika output dapat ditingkatkan dengan cara ini, bos mana pun akan bodoh jika mengatakan tidak. Penting untuk tidak mencoba menguji 17 metode sekaligus, namun mendekati subjek dalam langkah-langkah kecil.
Apa yang harus dilakukan karyawan agar tidak kembali ke pola kerja lama setelah jangka waktu singkat?
Bahaya ini sering kali muncul pada proyek yang memakan waktu lebih lama. Jika hal ini terjadi, maka dalam sebagian besar kasus, ini merupakan kesalahan perencanaan. Untuk menghindari hal ini, Anda perlu memikirkan terlebih dahulu di mana masalah bisa muncul. Dengan cara ini, Anda sudah siap secara mental dan kecil kemungkinannya untuk menyerah lagi.
Hal kedua yang sering saya alami dengan para freelancer adalah proyek baru biasanya lebih menarik dibandingkan proyek lama yang masih Anda kerjakan. Saya relatif ketat dan telah menetapkan aturan bahwa saya harus menyelesaikan proyek lama sebelum memulai proyek baru. Saya hanya menyimpan ide untuk proyek baru sampai saya punya waktu lagi. Keuntungannya adalah saya dapat membiarkan ide-ide tersebut meresap dan hanya menerapkan ide-ide yang menurut saya menarik dalam jangka panjang.
Bagaimana cara terbaik bagi makhluk yang memiliki kebiasaan untuk merestrukturisasi kehidupan sehari-hari mereka?
Penting untuk tidak menghabiskan lebih banyak waktu untuk merencanakan daripada melaksanakan tugas Anda sendiri. Jadi saya akan membatasi diri saya pada maksimal lima alat manajemen waktu dan mendekatinya dengan pola pikir bahwa saya adalah CEO dalam hidup saya sendiri. Siapa pun yang berpikir bahwa mereka tidak dapat mengubah hal-hal yang selama ini selalu seperti itu, berarti mereka belum mencobanya.