Kita menulis daftar hal yang harus dilakukan dan memprioritaskan tugas-tugas kita, kita mengurutkannya berdasarkan kepentingan dan urgensinya – dan pada akhirnya kita tidak menangani hal-hal tersebut. Rory Vaden, konsultan eksekutif, pemimpin bisnis sukses dan pembicara motivasi, mungkin telah menemukan solusi untuk semua masalah manajemen waktu kita.

Vaden, penduduk asli Nashville, adalah tamu di Seri TED-Talk “Bagaimana menjadi orang yang lebih baik” dan kini telah memotivasi lebih dari dua juta pemirsa untuk mengatasi masalah penundaan mereka. Ia merangkum permasalahan kita sebagai berikut: “Bagaimana kita bisa memiliki semua tip dan trik, alat, kalender, dan daftar periksa namun tetap merasa selalu tertinggal?”

Waktu harus digunakan secara efisien

Vaden menyarankan jalan lain. Dia peduli dengan penggunaan waktu secara efisien dan memuaskan, jadi dia bertanya, “Hal terpenting apa yang dapat Anda lakukan hari ini yang akan membuat Anda lebih baik besok.” Dia menyebut orang-orang yang hidup berdasarkan prinsip ini sebagai “Pengganda Waktu”: “Karena mereka berusaha menambah waktu mereka.”

Kedengarannya agak tidak berwujud pada awalnya. Bagaimana kita bisa melipatgandakan waktu kita jika sehari hanya ada 24 jam? Sederhananya: Menurut Vaden, dengan mulai memanfaatkan waktu yang kita miliki secara bijak. Ambil contoh operasi keuangan kita. Perbankan dan transfer online adalah pemboros waktu sehingga kita harus “menyediakan waktu”, bahkan di era aplikasi. Siapa yang punya waktu dua jam untuk menyiapkan standing order dan debit langsung di mana saja? Siapa yang punya waktu dan keinginan untuk menjelajahi situs web dan dokumen, memasukkan informasi mereka ke mana-mana, dan membuat nomor tan?

“Waktu yang dihabiskan menjadi positif”

Vaden mengubah perspektifnya di sini: “Pengganda mencatat bahwa jika dia menghemat 30 menit setiap bulan dengan menyiapkan pesanan tetap dan debit langsung, dia dengan senang hati menginvestasikan dua jam tersebut. Karena setelah empat bulan semuanya terbayar dan waktu yang dihabiskan menjadi positif.” Penting untuk menyadari perilaku Anda sendiri dan bertindak secara efektif. Inti masalahnya terletak pada hal-hal kecil. Menurut Vaden, Anda harus bertanya pada diri sendiri empat pertanyaan untuk meningkatkan daftar tugas Anda:

1. Bisakah saya menghilangkan tugas ini?

2. Jika saya tidak dapat menghilangkan tugas tersebut, dapatkah saya mengotomatiskannya?

3. Apakah tugas tersebut benar-benar didelegasikan kepada saya, atau adakah pilihan bagi saya untuk menunjukkan kepada orang lain cara melakukannya?

4. Apakah saya harus mengerjakan tugas tersebut sekarang atau dapatkah saya melakukannya nanti?

Terutama aturan pertama yang dapat diterapkan dengan cepat: “Segala sesuatu yang kita katakan tidak hari ini, tidak akan kita hentikan di masa depan dan memberikan ruang untuk lebih banyak waktu, karena ketika kita mengatakan ya untuk hal-hal yang tidak perlu, biasanya kita melakukannya karena rasa kewajiban. atau karena kita ingin Tidak ingin mengecewakan orang lain.

Namun bagaimana cara mengambil keputusan yang tepat? Profesor strategi Philip Meisner memberikan tips penting dalam wawancara Busniess Insider di sini: “Salah satu dari tujuh poin yang membuat banyak orang melakukan kesalahan adalah memutuskan siapa yang harus dimintai nasihat,” katanya. “Mereka cenderung beralih ke teman dan keluarga. Masalahnya, kelompok orang ini bisa saja bias atau punya kepentingan sendiri-sendiri.” Oleh karena itu, penting untuk mengandalkan firasat Anda sendiri dalam hal ini dan mempertimbangkan biaya dan manfaatnya.

Rory Vaden memiliki pendapat serupa bahwa menjalani hidup tidak ada gunanya dan berusaha untuk tidak pernah mengatakan tidak. Kita harus ingat bahwa setiap kali kita mengatakan “Ya!” katakanlah, kami juga menolak banyak hal pada saat yang bersamaan. Oleh karena itu, jawaban “ya” sangatlah berharga dan harus dihargai sebagaimana mestinya.

Otomatiskan, bukan hilangkan

Perintah tetap yang baru saja disebutkan hanyalah salah satu contohnya. Tugas-tugas kecil seperti kunjungan rutin ke penata rambut dapat dijadwalkan langsung tanpa panggilan berulang-ulang. Tapi mari kita berpikir lebih besar: Apakah pemborosan waktu seperti belanja bahan makanan dapat dihilangkan dengan memesannya secara online dan mengirimkannya kepada Anda? Jika ada yang mengatakan mungkin ada pemborosan waktu yang lebih besar daripada berbelanja bahan makanan: lihat kembali tahun 2018 dan hitung berapa jam dalam hidup Anda yang Anda habiskan untuk menunggu di kasir. Dan menurut Rory Vaden, jawabannya selalu sama: terlalu banyak.

Berikan pilihan lain

Banyak dari kita yang dapat menyerahkan atau mengesampingkan tugas-tugas tidak menyenangkan seperti membersihkan atau menyetrika tanpa mengedipkan mata. Intinya di sini adalah bahwa tugas-tugas pribadilah yang kita rasa lebih bebas untuk diprioritaskan. Lebih sulit lagi jika menyangkut tugas-tugas dalam kehidupan kerja. Namun Vaden punya tip lain di sini: “Penting untuk disadari bahwa asumsi bahwa Anda sendirilah yang paling teliti biasanya tidak benar.” Semakin cepat Anda menyadari hal ini, semakin baik Anda dapat memberikannya: “Penting untuk memberikan kesempatan kepada orang lain untuk melakukan sesuatu sebaik Anda.”

Berikan makna positif pada penundaan

“Apa pun yang bisa kamu dapatkan hari ini…” Semua orang pernah mendengar pepatah itu sebelumnya dan biasanya tidak memasukkannya ke dalam hati. Dan dalam banyak hal, naluri kita benar, kata Vaden. Karena tidak setiap tugas harus langsung dicentang tanpa dipikirkan matang-matang. Dia menyebutnya “sengaja menunda-nunda”. Intinya di sini bukanlah kita menunda suatu tugas tanpa henti dan akhirnya merasa seolah segala sesuatunya lepas dari kendali kita. Intinya adalah beberapa hal secara sadar membutuhkan waktu.

Sains juga menegaskan tesisnya: menurut sebuah penelitian yang diterbitkan pada tahun 2018 Belajar Di Universitas Bochum, orang yang sering menunda-nunda bukanlah orang yang malas, namun lebih sadar akan risiko. Vaden bahkan melangkah lebih jauh dengan menyebut penundaan yang “baik” sebagai “suatu kebajikan”. Ia menjelaskan: “Ada perbedaan antara menunda tugas yang seharusnya kita kerjakan dan tugas yang belum kita selesaikan karena ini belum waktunya.”