Apakah Anda ingin segera meningkatkan produktivitas Anda?
Maka Anda pasti perlu mengubah kebiasaan email Anda.
Business Insider mewawancarai tiga pakar produktivitas untuk mengetahui kebiasaan kerja mana yang paling banyak membuang waktu.
Dan mereka semua memiliki jawaban yang sama: email.
Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh University of British Columbia, tentang Forbes melaporkan, 66 persen responden memeriksa email mereka setiap pagi di tempat kerja.
Kebiasaan ini terbukti menimbulkan masalah yang signifikan.
“Kotak masuk email Anda ada dalam daftar tugas orang lain dan disesuaikan dengan tujuan mereka, belum tentu tujuan Anda,” jelasnya Carson Tate, Penulis buku “Bekerja Sederhana: Rangkullah Kekuatan Gaya Produktivitas Pribadi Anda”.
“Anda mengorbankan waktu paling produktif, pagi hari saat Anda istirahat dan bangun, untuk menanggapi kekhawatiran orang lain, alih-alih menggunakan energi Anda untuk fokus mencapai tujuan Anda sendiri.”
Dia merekomendasikan untuk tidak membuka email masuk segera setelah Anda tiba di kantor. Anda selalu dapat mengatur jam kerja sehingga Anda menjawab email di penghujung hari.
Kualitas dan kuantitas sangat menentukan
Tapi ini bukan hanya tentang kapan kita memeriksa email kita — cara kita merumuskan kekhawatiran atau jawaban kita juga memainkan peranan penting.
“Kami menulis email yang terlalu panjang,” jelas Autor Peter Bregman dalam sebuah wawancara dengan Business Insider. “Email pendek dibaca, tetapi teks yang terlalu panjang akan ditunda.”
Selain jumlahnya, menurut penulis buku tersebut, “Menemukan Kesuksesan dalam Keseimbangan: Perjalanan Saya Menuju Semangat Kegembiraan”, April Zarate Schlueterkualitas email juga penting.
“Banyak email membuat pembaca kewalahan,” jelasnya dalam sebuah wawancara. “Berapa kali Anda mendengar pernyataan seperti, ‘Ya ampun, saya punya 382 email yang belum dibaca di kotak masuk saya’? Gagasan harus membaca dan menjawab ratusan email menyebabkan kewalahan dan stres.”
Stres ini dapat berdampak negatif pada produktivitas Anda dan juga dapat menyebabkan Anda mengalami kelelahan tugas yang lebih penting ditunda.
“Saat saya kewalahan, satu-satunya hal yang bisa saya lakukan untuk menenangkan diri adalah memeriksa email saya. Dan inilah yang menghalangi saya melakukan tugas-tugas yang lebih penting dan mendesak,” kata Schlueter.
Email adalah bagian dari pekerjaan modern. Oleh karena itu, sangat kecil kemungkinannya Anda dapat sepenuhnya hidup tanpa saluran komunikasi ini. Dan terkadang Anda harus meninggalkan segalanya untuk membalas email penting.
Namun, ketiga pakar tersebut memiliki beberapa tips yang akan memastikan produktivitas Anda, meskipun Anda harus berurusan dengan email:
• Jangan gunakan email untuk diskusi singkat.
• Selalu menjawab telepon jika memungkinkan.
• Gunakan pengaturan filter khusus untuk mengatur kotak masuk Anda.
• Periksa email Anda hanya pada waktu-waktu tertentu ketika Anda tidak ada pekerjaan lain. Yang terbaik adalah membaca email menjelang akhir hari kerja.
“Ini memungkinkan Anda melakukan pekerjaan yang bermakna,” jelas Tate. “Email bisa menunggu.”
Diterjemahkan oleh Pembe Bilir