Sebagian besar karyawan menerima banyak email setiap hari dalam pekerjaan kantor mereka dengan segala macam informasi yang kurang lebih berguna. Email klasik membutuhkan banyak waktu dan upaya untuk meneruskan dan memproses informasi yang sebenarnya kecil.
Model-model alternatif telah dibahas sebagai penerus email, beberapa di antaranya jelas memiliki keunggulan. Namun kapan email akan diganti dan apakah medianya bisa diganti seluruhnya?
Keunggulan cloud dibandingkan email
Penggunaan layanan email mengalami stagnasi di AS. Menurut situs statistik Statista, pertumbuhan email di AS hanya sebesar 1,7 persen, angka terendah untuk metode komunikasi paling populer di kantor dan bisnis.
Solusi cloud dapat menggantikan email dalam jangka panjang. Manfaat cloud sudah jelas. Datanya terfragmentasi, artinya data berada di banyak server berbeda dan tidak hanya di satu tempat. Dengan cloud, Anda juga membeli keamanan, karena penyedia server bertanggung jawab melindungi semua data.
Di Jerman, permasalahan ini bahkan lebih sensitif dibandingkan di negara lain. Infrastruktur yang stabil juga mendukung cloud.
Meskipun pasar penyedia cloud terus berkembang dalam beberapa tahun terakhir, terobosan besar pada perusahaan skala menengah masih tertunda. Orang Jerman terikat pada email, meskipun semakin sedikit email yang dikirim dalam beberapa tahun terakhir.
Cloud, email, dan masalah keamanan yang menjengkelkan
Namun, banyak orang masih skeptis terhadap cloud, karena ada cukup banyak perusahaan yang tidak mempercayai penyedia Google, Amazon, Microsoft dan Co. dan karena itu meninggalkan solusi yang sebenarnya nyaman ini.
Keamanan data adalah poin penting dan topik yang sangat emosional, namun persyaratan pusat server sebenarnya menjadikan cloud sebagai tempat yang sangat aman untuk data.
Ada aturan mengenai saluran mana yang paling baik digunakan dan kapan: semakin emosional suatu subjek, semakin sinkron saluran komunikasi tersebut. Jika ada perselisihan, perselisihan itu harus bersifat pribadi; panggilan telepon dianjurkan; pertemuan tatap muka akan lebih baik. Untuk topik lainnya pasti bisa menggunakan email klasik.
Email klasik memperlambat sebagian besar perusahaan
Dengan beralih dari komunikasi hanya email ke layanan berbasis cloud, perusahaan dapat meningkatkan kinerja—jika dilakukan dengan benar. Cloud sudah dapat digunakan oleh dua pihak, misalnya jika dua departemen sedang mengerjakan sebuah dokumen atau beberapa orang dalam satu departemen ingin melihat sebuah dokumen.
Saat beralih ke solusi berbasis cloud, pakar digital Christoph Magnussen, Managing Director Memulai Blackboat, teknologi dan komponen manusia. Perubahan ini tidak menjadi masalah – pertanyaan pertama yang diajukan Magnussen kepada kliennya adalah mengapa mereka harus beralih ke cloud.
Beberapa perusahaan ingin berinovasi, yang lain ingin sama sekali tidak menggunakan komunikasi email, dan yang lain lagi mengandalkan strategi transparansi dalam perusahaan.
Ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat seperti Slack atau HipChat. Setiap informasi dapat dikomunikasikan secara langsung agar dapat dilihat semua orang. Di sinilah unsur kemanusiaan berperan, yang selalu coba dijelaskan Magnussen kepada kliennya: Hanya karena saya diberi informasi, bukan berarti saya harus mengomentarinya. “Itu sifat manusia, tapi terkadang lebih baik menjadi penonton saja.”
Kendur, HipChat dan Co. lebih cocok dengan dunia kerja saat ini dan memiliki citra yang lebih segar dibandingkan email lama, yang telah menjadi media komunikasi digital nomor satu selama 47 tahun hingga saat ini.
Cloud versus email: Inilah sebabnya mengapa email menjadi semakin tidak penting
Email memiliki kelemahan karena bentuk komunikasi ini selalu merupakan interaksi antara dua pihak dengan jeda, sedangkan solusi cloud atau program chat memungkinkan komunikasi instan.
“Infrastruktur cloud sempurna untuk pekerjaan masa depan. Berkat cloud, saya dapat mengakses data penting dari mana saja, bahkan dengan ponsel cerdas saya. Artinya, saya bisa bekerja lebih mandiri karena tidak dipaksa berada di satu tempat, kata Magnussen.
Informasi mengalir dengan cepat dalam suatu perusahaan. Masalah besarnya adalah informasi ini biasanya terdapat dalam rangkaian email atau kumpulan email, sehingga informasinya tertunda. Gesekan ini sudah ketinggalan zaman.
“Saya senang ketika perusahaan melepaskan diri dari cara kerja lama dan meningkatkan kecepatan kerja melalui perubahan,” kata Magnussen. Tujuannya bukan untuk membuat karyawan terburu-buru, namun untuk meminimalkan proses menunggu yang tidak perlu.
LIHAT JUGA: Para ahli memperkirakan akhir email pada tahun 2018 – email memiliki penerus yang tidak mencolok
Dalam podcastnya bersama pendiri Slack, Magnussen menyebutkan bahwa email mungkin hanya akan hilang pada generasi berikutnya, yakni generasi yang tidak lagi tumbuh bersamanya. Namun, Stewart Butterfield, pendiri Slack, mengatakan “berkat Slack, segalanya bisa terjadi lebih cepat dari yang kita terima sekarang.”
Menurut Magnussen, email masih menjadi pilihan, terutama di area tertentu seperti aplikasi. Dengan jenis komunikasi ini, Anda dapat dengan tenang merefleksikan isi dan menggambarkan cerita yang panjang. Untuk topik yang perlu diselesaikan lebih cepat, Slack, HipChat, atau cloud adalah solusi yang lebih produktif.