Laptop menyala dan semuanya baik-baik saja? Bekerja dari rumah menawarkan banyak peluang – dan bahkan lebih banyak lagi kendala, terutama dalam hal komunikasi. Bagaimana kesalahpahaman dapat dihindari?
Pembicaraan Modern – tapi apa artinya ini bagi tim?
Komunikasi adalah segalanya dan akhir dari segalanya – namun bagaimana jika segala sesuatu di sekitarnya tidak ada? Hal inilah yang dialami oleh banyak karyawan dan pengusaha saat ini: antara meja dapur dan lemari es, komunikasi dengan rekan kerja dan tim sering kali tertinggal. Alasannya? Bahkan perusahaan-perusahaan yang selalu menganggap pekerjaan jarak jauh sebagai landasan DNA mereka perlahan-lahan mencapai batas kemampuan mereka. Komunikasi paling baik dilakukan secara tatap muka – jika ada penghalang di antara keduanya, kesalahpahaman akan cepat muncul.
7 pembunuh komunikasi yang menyebabkan kekacauan di kantor pusat
1. Hanya mengandalkan kesepakatan lisan
A Bisakah kamu? rasanya itu merupakan 70 persen dari tugas kita sehari-hari. Secepat mereka berkibar di atas meja, mereka menghilang lagi dari layar – sampai Anda terus-menerus berpapasan dengan rekan tersebut di koridor. Anda ingat, selesaikan masalah ini secara singkat dan lanjutkan ke tugas berikutnya. Persis seperti itulah yang hilang di kantor pusat. Untuk menghindari tugas terabaikan, tim harus bekerja dengan alat manajemen proyek dan menggunakannya secara konsisten. Penting? Tambahkan tenggat waktu pada tugas dan tetapkan tugas tersebut kepada seseorang. Artinya ada tanggung jawab yang jelas dan tidak ada lagi kejutan yang tidak menyenangkan.
2. Tidak berkomunikasi
Hilang dari pandangan? Bagi banyak orang, bekerja dari rumah adalah waktu yang ideal untuk mengerjakan sesuatu, menangani hal-hal yang memerlukan istirahat dan sekedar bersantai sejenak. Sepenuhnya sah – tetapi komunikasi tidak boleh terputus sepenuhnya. Situasi ini sangat sulit bagi para manajer dan sering kali menimbulkan pertanyaan tentang apa yang sebenarnya dilakukan tim mereka. Pemisahan spasial dapat dengan cepat menyebabkan hilangnya kendali, yang paling buruk mengarah pada manajemen mikro.
Semangat tim di semua laptop? Buruk. Itulah mengapa penting untuk selalu saling memberi informasi tentang apa yang sedang Anda kerjakan – bukan dalam detail terkecil, namun agar semua orang di tim mengetahui hal-hal terpenting. Hal ini dapat terjadi dalam rapat pembaruan rutin, namun juga dapat terjadi di samping: Siapa pun yang bekerja dengan alat pengirim pesan dapat mengungkapkan apa yang terjadi melalui status mereka sendiri: Saya sedang keluar untuk makan, keluar untuk mencari udara segar, tolong jangan ganggu – dan bahkan pemberitahuan untuk waktu penerbitan orang tertentu.
3. Bertele-tele
Teks biasa adalah kuncinya! Terutama ketika Anda bekerja di lokasi terpisah dan kebanyakan berkomunikasi satu sama lain melalui messenger, mengekspresikan diri Anda dengan jelas menjadi lebih penting dari biasanya. Ini berarti mengajukan pertanyaan yang tepat. Dan jika ada yang lebih rumit, kirimkan tangkapan layar agar jelas maksudnya. Namun bagaimana jika orang di ujung lain jendela obrolan masih tidak mengerti maksud Anda?
4. Cukup ketuk
Terkadang hanya satu hal yang membantu: berbicara langsung satu sama lain. Entah jadul lewat telepon, atau cara baru lewat video call. Yang terakhir ini juga memungkinkan Anda untuk berbagi layar Anda sendiri dengan rekan virtual Anda – sehingga gambar menunjukkan apa yang seharusnya dikemas dalam teks, sehingga memecahkan hambatan komunikasi yang besar. Karena pesan melalui messenger atau email memberikan banyak ruang untuk interpretasi, sehingga menimbulkan ketidakpastian: Apa sebenarnya maksudnya? Apakah teman saya marah kepada saya? Apakah saya melakukan sesuatu yang salah?
5. (Jangan) bertanya
Tidak ada pertanyaan bodoh… Tidak. Atau setidaknya hal-hal yang bisa dihindari. Jika Anda benar-benar yakin bahwa ada sesuatu yang salah dengan akses Anda, sebelum Anda membuat marah seluruh tim, Anda harus segera memeriksa apakah Anda mencoba masuk dengan alamat email pribadi Anda atau melakukan kesalahan lain yang dapat dihindari. Apakah semuanya baik-baik saja? Maka pertanyaan bukan hanya oke, tapi juga penting: Kalau memang ada masalah, harus dikomunikasikan begitu saja, lalu diselesaikan bersama.
6. Tetap pada pertemuan yang tidak perlu
Rapat ini bisa saja berupa email – jika Anda bekerja dari rumah, Anda dapat dengan cepat mengetahui apa itu email. Meskipun setidaknya kami bisa minum kopi bersama dalam rapat di kantor, kami sudah lama mengalihkan telinga ke suara dan laptop ke mode senyap. Untuk tetap efisien dalam bekerja dan menyelenggarakan rapat-rapat yang benar-benar penting, sebaiknya hindari rapat-rapat yang tidak memiliki nilai tambah – setidaknya pada jam kerja.
7. Jangan bicara di luar pekerjaan
Bagi sepertiga warga Jerman, rekan kerja seringkali lebih dari itu – yaitu teman. Logikanya, Anda sering kali menghabiskan lebih banyak waktu dengan tim Anda dibandingkan dengan keluarga atau pasangan Anda sendiri. Semangat tim yang baik tidak hanya tercipta antara pukul sembilan dan lima, tetapi juga saat ngobrol sambil minum kopi, minum bir sepulang kerja, atau melakukan sesuatu bersama. Semua ini juga berfungsi di kantor pusat – hanya saja berbeda. Makan siang virtual bersama untuk mengalihkan perhatian satu sama lain atau minum bir setelah bekerja untuk bersulang atas kesuksesan bersama meningkatkan komunikasi satu sama lain.
Apakah pekerjaan jarak jauh berhasil dengan baik di perusahaan Anda? Tunjukkan pada dunia – dan tarik bakat baru!