Untuk menangani situasi pertumbuhan berlebih dengan benar
Bukan hal yang aneh bagi sebuah perusahaan untuk membuka antara 20 dan 50 posisi sekaligus selama fase pertumbuhan. Pada saat yang sama, struktur rekrutmen di perusahaan-perusahaan muda seringkali tidak dirancang dengan baik. Pos kemudian dibuka secara tidak terkoordinasi oleh departemen dan rekrutmen dimulai. Hal ini menyebabkan inflasi lapangan kerja riil dan, cepat atau lambat, ledakan biaya. Lebih penting lagi untuk mencurahkan waktu dan prioritas pada topik ini sebagai pendiri atau manajer SDM di tingkat manajemen dan tidak membiarkan sebagian besar tim SDM muda sendirian.
Tip 1 – Proses Persetujuan Kerja
Pada fase start-up, departemen atau mereka yang bertanggung jawab biasanya merekrut diri mereka sendiri. Hal ini dilakukan hingga tugas-tugas tersebut meledak dengan pertumbuhan yang pesat. Pekerjaan kemudian diciptakan dengan cepat dan tanpa pertimbangan besar dan diserahkan kepada departemen SDM yang baru muncul. Sebuah proses otomatis dimulai di mana tidak ada keraguan untuk waktu yang lama apakah lowongan pekerjaan tersebut benar-benar masuk akal dan dapat dibenarkan secara finansial.
Hanya ketika biaya personel sudah tidak terkendali barulah rem darurat ditarik dan posisi dipertanyakan dan kemudian dihilangkan. Dalam beberapa kasus, responsnya sangat terlambat sehingga bagian dari tim yang mahal dan memakan waktu untuk merekrut harus diberhentikan – biaya dan waktu yang dapat dihemat dengan satu proses yang mengatur pelepasan surat.
Oleh karena itu, lebih baik mendefinisikan proses persetujuan yang ramping untuk posisi-posisi sejak awal, di mana para pendiri atau manajemen terlibat selama mungkin – terutama selama tidak ada perencanaan anggaran dan personalia atau manajemen tingkat kedua yang kuat.
Tip 2 – Prioritas pekerjaan oleh manajemen
Jika proses persetujuan seperti itu ada di perusahaan, biasanya secara otomatis daftar posisi terbuka tidak ada habisnya. Namun demikian, biasanya terdapat lebih banyak posisi yang terbuka di perusahaan-perusahaan yang sedang berkembang pesat daripada yang dapat dikelola oleh perekrut yang ada. Kemudian diperlukan penetapan prioritas berdasarkan pedoman strategis dari tingkat manajemen atau pimpinan.
Diasumsikan bahwa seorang perekrut dapat menangani maksimal tujuh hingga sepuluh pekerjaan (tergantung profilnya) per bulan dengan kualitas yang memadai jika ia tidak melakukan apa pun. Lebih banyak posisi yang dapat dikelola, namun hal ini kemudian mengarah pada peralihan ke mode reaksi dan manajemen dalam perekrutan dibandingkan secara proaktif mendorong pengisian.
Secara keseluruhan, ini berarti: jika Anda memiliki lebih dari 40 posisi yang terbuka dan Anda benar-benar mengharapkan semua posisi terisi, Anda perlu membangun tim perekrutan. Jika Anda tidak ingin membentuk tim perekrutan karena ini menyangkut kebutuhan jangka pendek, Anda harus tetap realistis dan menyebutkan pekerjaan yang terlibat atau mengembangkan strategi perekrutan yang masuk akal.
Tip 3 – Perjelas strategi rekrutmen untuk setiap posisi dan buat struktur tim rekrutmen
Jika karyawan yang tidak terlatih mengambil alih rekrutmen dan pada saat yang sama tidak ada proses persetujuan dan penentuan prioritas, situasi tuntutan berlebihan akan segera muncul di mana, karena kepanikan dan tekanan waktu, pekerjaan dialihkan ke penyedia layanan kepegawaian terlalu cepat dan tanpa banyak pertimbangan. Itu bahkan tidak mempertimbangkan apakah Anda tidak dapat mengisi pekerjaan ini sendiri atau apakah pekerjaan lain akan lebih cocok untuk outsourcing. Tepat pada titik inilah strategi untuk setiap posisi harus didefinisikan secara singkat, jika tidak, biaya dan upaya yang diperlukan untuk dukungan penyedia layanan akan membengkak.
Sebelum memulai, harus ditentukan saluran dan prosedur mana yang sesuai dengan profil yang ditentukan, berapa anggaran yang tersedia untuk mengisi posisi tersebut, berapa banyak waktu yang tersedia dan siapa yang harus bertanggung jawab atas posisi tersebut. Prinsipnya berlaku di sini: semakin kompleks dan menuntut suatu posisi, semakin besar kemungkinan mereka akan melakukan pendekatan langsung (in-house atau, jika sumber daya kurang, melalui staf konsultan) dan oleh karena itu harus dilakukan oleh perekrut yang terlatih. Semakin sederhana pekerjaannya, semakin mudah untuk mengiklankannya dan, jika perlu, mintalah orang lain dalam tim untuk menanganinya.
Idealnya, pekerjaan yang akan diproses dalam mode pendekatan langsung digabungkan dengan perekrut terlatih yang memahami proses pendekatan langsung dan dapat mengelolanya (dan juga penyedia layanan). Jabatan yang diiklankan dan mengikuti proses rekrutmen yang diketahui harus didistribusikan di antara anggota rekrutmen lainnya dengan tanggung jawab yang jelas dan spesialisasi fungsional.
Tip 4 – Kerangka perjanjian dengan beberapa perekrut
Selama periode pertumbuhan yang kuat, masuk akal untuk bekerja dengan perekrut untuk posisi individu. Namun, penting untuk membedakan antara konsultasi staf dan penempatan staf, jika tidak, prosesnya akan dimulai dengan harapan yang salah dan menjadi tidak efektif bagi semua pihak yang terlibat. Tidak seperti konsultasi kepegawaian, Anda menyerahkan pekerjaan kepada perekrut di mana Anda menyerahkan proses pengisian di tangan Anda sendiri dan hanya berharap mendapatkan akses ke lebih banyak profil perekrut daripada peserta terikat di pasar. Karena agen dalam hal ini hanya memberikan saran kandidat berdasarkan kecocokan kasar dan upayanya rendah, maka secara umum hal tersebut dapat dan harus diberi harga berdasarkan keberhasilan.
Penting untuk menjalani proses dengan harapan yang jelas dan mengharapkan hal tersebut dan tidak lebih dari penyedia layanan, karena kebanyakan dari mereka bukan konsultasi atau pengayauan, namun hanya penempatan. Pendekatan ini cocok untuk profil dengan pengalaman profesional beberapa tahun hingga tingkat menengah. Ini juga cocok untuk profil yang melebihi sumber daya tim Anda sendiri dan dapat dengan mudah dicakup oleh perantara eksternal khusus, misalnya fungsi komersial sederhana.
Ada gunanya bekerja sama dengan beberapa perantara yang baik dan paling terspesialisasi yang bergantung pada keberhasilan sehingga upaya dukungan dapat dikurangi dan risikonya tetap rendah. Hanya dengan mengurangi jumlah penyedia layanan barulah timbul saling pengertian yang sangat baik, sehingga skala ekonomi dan pengurangan biaya menjadi mungkin karena kecocokan menjadi semakin baik meskipun upaya informasi semakin berkurang. Baru setelah itu mode pencarian benar-benar berlaku untuk pencarian yang bergantung pada keberhasilan, sehingga diskon kemudian dapat ditentukan dengan penyedia layanan rekrutmen tergantung pada jumlah janji temu. Dengan cara ini, dimungkinkan untuk mencapai kesepakatan dengan mitra yang bervariasi antara sepuluh hingga 20 persen dari target gaji tahunan yang disepakati tanpa batasan minimum.
Tip 5 – Investasikan waktu dalam memilih konsultan SDM yang unggul
Namun, untuk posisi di manajemen puncak atau profil yang sangat kompleks atau sangat kritis, Anda harus bekerja sama dengan konsultan kepegawaian jika Anda memutuskan untuk melakukan outsourcing posisi tersebut. Dengan bentuk kolaborasi ini, seluruh proses rekrutmen diserahkan kepada headhunter, yang mencari, mendekati, mengubah, dan mengusulkan kandidat yang tepat untuk peran ini berdasarkan spesifik perusahaan dan peran tertentu, setelah melalui seleksi yang ketat. pengarahan dan proses yang sangat detail.
Karena proses ini, tidak seperti pekerjaan perantara, benar-benar spesifik untuk perusahaan dan posisi serta sangat memakan waktu karena seluruh proses diambil alih, perusahaan konsultan umumnya tidak dapat menjalankan mandat kesuksesan ini. Persentase bentuk pencarian ini adalah 25 hingga 33 persen dari target gaji tahunan. Dengan cara pembayaran ini, risiko ditanggung bersama oleh kedua belah pihak dan oleh karena itu risiko terhadap perusahaan lebih tinggi dibandingkan dengan rekrutmen berbasis kinerja.
Mode ini sendiri juga memastikan bahwa pencarian dilanjutkan dengan lebih banyak keahlian dan keunggulan proses dibandingkan yang mungkin dilakukan secara internal hingga kandidat yang tepat ditemukan. Fakta bahwa konsultan SDM dilengkapi dengan proses yang tepat dan keahlian yang diperlukan harus dipertanyakan dan diperiksa secara memadai. Anda perlu meluangkan waktu untuk memilih penasihat yang tepat dan membangun kepercayaan serta hubungan.
Tip 6 – kendalikan rekrutmen berdasarkan angka
Prinsip serupa berlaku dalam perekrutan seperti halnya dalam penjualan, karena kedua kasus tersebut melibatkan akuisisi. Ini tentang membangun saluran yang luas dan mengelola proses yang efisien dengan tahapan yang ditentukan (dalam proses pendekatan langsung, misalnya ‘jumlah kandidat yang diidentifikasi’, ‘pendekatan’, ‘wawancara awal’, ‘wawancara kedua’, ‘perekrutan’) dan tujuan konversi untuk setiap tahap, yang pada akhirnya terdapat sebanyak mungkin derajat (dalam hal ini janji temu). Rekrutmen menjadi terkendali dan transparan dengan bantuan nilai target yang ditetapkan untuk setiap level, terutama dalam mode pendekatan langsung.
Namun banyak perusahaan yang cenderung hanya melakukan aktivitas administratif dan pasif sehingga rekrutmennya hampir tidak terkendali, sehingga banyak potensi yang terbuang sia-sia. Kontrol ini ada baiknya diterapkan, terutama pada fase perekrutan puncak, karena ini membuat Anda bekerja jauh lebih efisien. Perekrut juga memiliki pendekatan yang lebih jelas terhadap tindakan dan bahkan peluang – mirip dengan penjualan – untuk mendapatkan bonus yang menarik jika bonus perekrut dikaitkan dengan posisi yang diisi atau dengan efisiensi biaya dan waktu untuk mengisi posisi tersebut.
